Sistem Informasi Perusahaan
Konsep dan Definisi
1. Definisi
Sistem Informasi Perusahaan adalah suatu sistem
berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua
unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi.
Pengertian lain dari Sistem Informasi Perusahaan
adalah platform teknologi yang bisa menyatukan semua informasi dari berbagai
bagian menjadi satu informasi secara logical, sehingga perusahaan/organisasi
mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan mudah.
Sistem Informasi Perusahaan dapat diartikan pula
sebagai suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas
akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan
terkoordinasi. Sistem Informasi Perusahaan disebut juga dengan EntIS (Enterprise
Information System).
2.
Konsep
§ Executive
Information Systems (EIS) / Executive Support Systems (ESS)
Executive
Information System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support
System (ESS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang
memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat
dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi
dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.
Istilah EIS dan ESS memiliki arti yang berbeda untuk
orang-orang yang berbeda pula. Dalam banyak kasus, 2 istilah ini dapat
dipertukarkan.
·
Executive Information
System (EIS) adalah sistem berbasis komputer
yang melayani informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif puncak. Menyediakan
akses cepat informasi setiap saat dan akses langsung ke laporan manajemen. EIS
sangat user-friendly, didukung oleh grafis, dan menyediakan laporan
pengecualian (excepting reporting) dan kemampuan “drill-down” (lengkap,
detil, dan menyeluruh). Ia juga mudah dikoneksikan dengan servis informasi
online dan e-mail.
Drill-down adalah kemampuan penting
yang menjadikan user dapat mengurai data sampai ke detilnya. Sebagai contoh,
laporan harian perusahaan dapat di drill-down untuk menemukan penjualan harian
dalam satu wilayah, atau berdasakan produk, atau berdasarkan penjualnya.
Drill-down ini membantu user untuk mengidentidfikasi masalah (ataupun peluang)
yang ada.
·
Executive Support Systems (ESS) adalah
sistem pendukung menyeluruh yang berada dibawah EIS yang mendukung komunikasi,
otomasi kantor, dukungan analisis, dan intelijen.
§ Enterprise
Information Systems (EntIS)
Enterprise
information systems (EntIS) merupakan sistem kecerdasan bisnis yang
mencakup seluruh bagian organisasi korporat dan tidak hanya membatasi hanya
pada eksekutif saja. Sistem ini umumnya diterapkan dalam bentuk
aplikasi-aplikasi web yang memfasilitasi pertukaran informasi.
Dikatakan
Enterprise karena sistem ini mencakup seluruh
setproses yang dilakukan oleh organisasi, seperti :
·
Manufaktur
·
Penjualan
·
Pembelian
·
Dan fungsi bisnis lainnya
Tujuan EntIS :
·
Mengumpulkan dan menyebarkan data ke
seluruh proses yang terdapat di sebuah organisasi.
·
Menyediakan data yang digunakan
manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan
proses bisnis.
·
Menyediakan pengawasan dan
penelusuran di tingkat perusahaan yang efektif dan tepat waktu.
·
Mem-filter, meng-compress,
dan menelusuri data dan informasi penting.
Contoh EntIS :
·
ERP (Enterprise Resource
Planning) adalah sistem yang memungkinkan manajemen atas seluruh
sumber daya manufaktur (MRP) yang berasal dari area manufaktur. Enterprise
Resource Planning (ERP) merupakan seluruh sistem informasi mengenai berbagai
proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.
·
ERM (Enterprise Risk
Management) merupakan suatu proses untuk mengelola resiko-resiko
perusahaan secara menyeluruh (farm-wide basis) yang dihadapi perusahaan.
·
CRM (Customer Relationship
Management) merupakan suatu pendekatan sistematis dalam memanfaatkan informasi
dan komunikasi untuk membangun hubungan yang berkesinambungan dan saling
menguntungkan dengan pelanggan.
·
SCM (Supply Chain
Management) merupakan sebuah proses yang kompleks yang memerlukan
koordinasi banyak kegiatan sehingga pengiriman barang dan jasa dari pemasok
sampai ke pelanggan dilakukan secara efisien dan efektif bagi semua pihak yang
terkait.
Evolusi Sistem Informasi Eksekutif dan
Sistem Informasi Perusahaan
1.
Evolusi Sistem
Informasi Eksekutif
Pada era 90-an para pekerja teknologi informasi (ahli perangkat lunak)
mengenal suatu sistem informasi yaitu
Sistem Informasi Eksekutif, sistem ini diperuntukkan bagi kalangan atas dalam
perusahaan (Direktur,CEO, manajer senior,dll). Sistem Informasi Eksekutif
sangat membantu sekali bagi para petinggi perusahaan, petinggi perusahaan
diberikan kemudahan dengan langsung bisa mengontrol langsung keadaan bisnis
yang sedang dijalani.
Sistem Informasi Eksekutif menjadi sangat berguna sekali karena memudahkan
para petinggi melihat perkembangan perusahaannya secara real time, selain itu
SIE juga memberikan fasilitas Drill Down, yaitu memberikan suatu informasi yang
semakin detail (Model Kerucut). Jadi petinggi tidak akan bingung mencari apa
yang membuat bisnisnya tambah sukses dan apa bisnisnya mengalami
penurunan. Kita tahu sendiri, para petinggi rata-rata orang yang sudah
tua, banyak uang dan pengennya seenaknya sendiri. Dia ingin melihat
perkembangan bisnis dengan cara yang mudah, tidak membingungkan, tidak melalui
proses yang panjang. Alasan inilah yang memicu munculnya Sistem Informasi
Eksekutif. Ini juga menjadi lahan yang subur bagi para ahli perangkat lunak
untuk membuat sistem informasi eksekutif yang pastinya perangkat lunak yang
dihasilkan akan mendatangkan banyak uang.
Di era sekarang tahun 2000-an perkembangan teknologi tidak mampu diprediksi
seberapa pesatnya. Buktinya adalah munculnya HP yang berkamera, MP3, touch
screen, komputer mini, laptop, hingga Sistem Operasi Android yang kini sedang
populer sekali.
Sistem
Informasi Eksekutif di Indonesia juga tidak mau ketinggalan, sekarang sudah
banyak perusahaan yang telah menggunakan sistem ini. Mereke percaya, dengan
sistem ini perusahaannya akan semakin maju dengan pesat karena ada suatu sistem
yang mampu memberikan informasi yang tepat, cepat, akurat, dan juga para
petinggi gampang untuk menganalisa dan mengambil keputusan untuk kemajuan
perusahaannya.
§ Kekurangan
Sistem Informasi Eksekutif
Semua yang ada pasti punya keunggulan dan kelemahan, begitu juga dengan
Sistem Informasi Eksekutif. Sistem ini tidak luput dengan kekurangan, yaitu:
§ Fungsinya
sangat terbatas, tidak mampu melakukan perhitungan secara kompleks.
§
Perusahaan akan berfikir dua kali
untuk membuat suatu Sistem Informasi Eksekutif, mengingat biaya pembuatan
Sistem Informasi Eksekutif sangatlah mahal.
§
Banyak orang yang salah persepsi
mengenai cara kerja EIS itu sendiri yang dianggap sebagai suatu sistem yang
terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Sebenarnya
SIE hanya melakukan peringkasan data dari sistem basis data yang telah ada.
Jika data pada database utama tidak reliable atau memiliki struktur yang buruk,
maka informasi yang dihasilkan oleh sistem EIS pun tidak memiliki kualitas yang
baik.
§
Tidak adanya prosedur yang baik
untuk menjaga agar data yang ada selalu up-to-data. Seringkali para eksekutif
mengeluh bahwa laporan EIS yang diterima sudah usang, atau tidak lagi sesuai
dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi
dengan sistem basis data, maka yang perlu dipelihara adalah mekanisme
keteraturan dalam melakukan update data dari ke hari; sedangkan jika sistem EIS
yang dimiliki tidak terintegrasi dengan sistem basis datanya, maka mekanisme
yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara sistem basis
data dengan modul EIS yang ada, baik secara manual maupun dibantu dengan
program komputer.
§
Karena modul EIS yang ada terlampau
sederhana (tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan
advanced features) sehingga sulit mengakomodasikan keperluan masing-masing
eksekutif yang terkadang berbeda satu sama lain (unik) dan berubah-ubah dalam
tempo yang sangat cepat.
§ Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif
·
Dibuat untuk individual executive
users.
·
Mengekstrak, menyaring (filter),
menyingkat dan melacak “critical data”
·
Menyediakan on-line status access.
·
Mengakses dan mengintegrasikan data
internal dan eksternal.
·
Bersifat user friendly.
·
Digunakan langsung oleh eksekutif
tanpa perantara.
§ Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif
Para eksekutif membangun EIS atas
dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep yang perlu dibahas, yaitu:
faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by
exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai berikut:
1.
Faktor Penentu
Keberhasilan (Critical Success Factor).
Faktor yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan
organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda beda tergantung
dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey &
Company menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi
dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF
(critical success factors) yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang
efisien, dan pengendalian biaya manufaktur yang efisien. Sebagai contoh
misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa adalah pengembangan
personil manajemen agen, pengendalian personil administratif,
dan inovasi menciptakan produk produk asuransi.
2.
Management by
Exception (MBE).
Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual.
Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan
setiap permasalahan seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi
perkecualian perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh
eksekutif.
3.
Model Mental.
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi
bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut
pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran
atau model mental dari operasi perusahaan.
Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni
“memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami
fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti
(proxy).
2. Evolusi Sistem
Informasi Perusahaan
Dimulai dengan ide untuk membuat suatu
tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh resource yang ada
di dalam perusahaan.
Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi Berevolusi menjadi:
§
Sistem Informasi
Manajemen (SIM).
Alasan
penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) karena para manajer tidak
puas hanya menghitung apa yang telah terjadi di dalam
bisnis, mereka ingin mengendalikan bisnis di masa depan.
§
Sistem Pencatatan Kebutuhan Material
(MRP).
MRP pertama
kali dikembangkan di area manufaktur untuk mengawasi permasalahan pengendalian
persediaan yang rumit.
§
MRP II
·
Menyatukan proses bisnis yang
sebelumnya dipandang sebagai proses-prosesyang terpisah. Menyatukan
berbagai proses berarti mengintegrasikan berbagai
sistem Informasi terpisah untuk proses tersebut.
·
Menggambarkan perubahan pola pikir
manajemen untuk memperlakukanberbagai proses yang terpisah tetapi
berkaitan erat sebagai satu kesatuan. Enterprise Resource Planning (ERP)
merupakan seluruh sistem informasimengenai berbagai proses di dalam batas
perusahaan dikonsolidasi.
§ Penerapan
Sistem Informasi Perusahaan
Terdapat 3 (tiga) hal yang perlu diperhatikan oleh
perusahaan ketika memulai untuk menerapkanSistem Informasi Perusahaan
(EntIS), yaitu:
1.
Pemilihan penjual perangkat lunak,
2.
Pelatihan pemakai,
3.
Pendekatan peralihan.
§ Kegagalan
Sistem Informasi Perusahaan
Kegagalan Sistem Informasi Perusahaan mencakup
proyek yang ditinggalkan sebelum penerapannya, sehingga organisasi kembali
menggunakan sistem informasi perusahaan terdahulu.
Langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk meminimalkan
kemungkinan kegagalan sistem informasiperusahaan:
1.
Mengerti kerumitan organisasi.
2.
Mengenali proses yang dapat menurun
nilainya bila standarisasi dipaksakan.
3.
Mencapai konsensus dalam organisasi
sebelum memutuskan untukmenerapkan sistem informasi perusahaan.
§ Sistem
Informasi Perusahaan dan Web
1.
Kemudahaan Penggunaan
·
Web browser umum digunakan oleh
pekerja kantor serta memiliki interface yang mudah disesuaikan
dengan kebutuhan pemakai.
·
Komunikasi ke pelanggan atau mitra
bisnis melalui web browser membuat perangkat lunak ERP tidak perlu
dipasang pada komputer organisasi.
·
World Wide Web dapat
menyediakan Web portal tempat umum dimana para pengunjung web
dapat menjalankan aplikasi dan jasa lain untuk berbagai aplikasi dari penjual
ERP.
2.
Masalah Pelanggan
·
Perbedaan metode interaksi
bisnis ke bisnis dengan interaksi bisnis kekonsumen
dapat menciptakan kesulitan bagi organisasi yang menggunakan aplikasi ERP.
·
Untuk mempermudah
masalah, organisasi dapat memilih hanyamemperbolehkan
transaksi bisnis ke bisnis untuk berhubungan dengan sistem informasi
perusahaan mereka.
§ Masa Depan
Sistem Informasi Perusahaan
Pertumbuhan industri ERP lebih dari 30 persen per
tahun, sehingga sulit untuk membuat prediksi ke masa depan.
Ada dua arah yang sedang ditempuh industri tersebut untuk membuat prediksi
ke masa depan, yaitu:
·
Pengembangan sistem informasi
perusahaan yang lebih cepat.
·
Perubahan yang lebih luas dari
perencanaan sumber daya perusahaan menjadi manajemen sumber daya perusahaan (gerakan
untuk merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan
mengendalikan deskripsi proses dan data).
Peran Eksekutif dan Kebutuhan Informasi
Beberapa pandangan tentang apa yang dilakukan eksekutif :
Dalam
menjalankan peran sebagai eksekutif, baik itu dalam perusahaan atau dimanapun
setiap eksekutif memiliki caranya sendiri-sendiri dalam menjalankan peran dan
tugasnya untuk mencapai sebuah tujuan yang ingin dituju dan sesuai dengan
syarat-syarat dan ketentuan yang terdapat didalamnya. Berikut ini beberapa
pandangan mengenai peran dan tugas dari eksekutif menurut beberapa pakar :
1.
Menurut Henri Fayol,
semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan,
mengorganisasikan, menyusun staf,
mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada
tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.
2.
Peran-peran manajerial
Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda
untuk tiap tingkatan. Salah satu peran
keputusan adalah negotiator.
Salah satu contoh,
seorang manajer puncak berunding
dalam menggabungkan usaha
(merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal
penerimaan dengan pemasok.
3.
Agenda dan jaringan
Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi
tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap :
·
Menetapkan agenda
tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek),
·
Membangun jaringan kerjasama
diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut,
·
Menetapkan lingkungan
norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai
agenda itu.
Pikiran manajer
sering dipandang sebagai
black box, yang tidak boleh dibuka. Menurut Prof. Daniel
J. Isenberg dari Harvard, bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum
masalah, bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan
dan bagaimana menangani
sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Seorang eksekutif sering
melompat dari definisi
masalah ke penerapan
solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif.
Eksekutif memang sering membuat keputusan
rasional, tetapi mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian
langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik
Eksekutif
memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik,
mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Ada 2 penelitian mengenai
penggunaan informasi oleh eksekutif.
·
Penelitian Mintzberg;
orang pertama melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan
informasi eksekutif. Ada
5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO – tugas
administrasi (desk work) 22%, panggilan telepon 6%, pertemuan tak terjadwal
10%, pertemuan terjadwal 59%, dan kunjungan 3%.
Penelitian
Jones dan McCleod; penelitian mengenai arus informasi masuk dari 5
eksekutif. Para eksekutif
tersebut mencakup CEO suatu rangkaian toko pengecer, CEO suatu
bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi, wakil presiden direktur
keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan.
Peranan Eksekutif
Dalam Perusahaan
Dalam membangun
suatu sistem informasi untuk eksekutif, adalah penting bagi kita untuk mengerti apa itu eksekutif dan tugas serta
peranan dari pada eksekutif itu sendiri.
Kata ‘eksekutif”
berasal daari bahasa Inggris to execute
yang artinya menjalankan atau
melaksanakan. Namun dalam perkembangan ilmu manajemen dewasa ini ada berbagai
pengertian tentang eksekutif yang timbul. Menurut Mc Leod (1996,p156) , istilah
eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan
manajer yang berada pada level atas suatu stuktur organisasi, yang mempunyai pengaruh
kuat
pada organisasi.
Pengaruh ini dilakukan melalui penentuan rencana strategis dan penerapan
kebijakan perusahaan. Seorang eksekutif adalah seorang yang karena diangkat
atau ditunjuk untuk menduduki jabatan kepemimpinan tertentu di dalam
organisasi, mempunyai hak dan wewenang untuk
menggerakkan sekelompok orang lain atau bawahan. Bawahan inilah yang
sesungguhnya bertanggung jawab untuk melaksanakan berbagai kegiatan operasional
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan.
Seorang eksekutif memiliki tugas dan tanggung
jawab yang sangat besar dan berat dalam usahanya mengendalikan dan mengemudikan
organisasi yang dipimpinnya. Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang
eksekutif sehari-hari adalah :
·
Memberikan
visi
·
Membuat
keputusan
·
Mendiagnosa
dan memecahkan masalah
·
Melaksanakan
negosiasi
·
Menyadarkan
dan meyakinkan bawahan
Seorang
eksekutif dalam tugasnya sebagai pengambil keputusan dan membuat perencanaan
dibagi dalam dua tahap. Tahap pertama adalah meng identifikasikan adanya
,masalah dan/atau peluang. Tahap kedua
adalah keputusan apa yang harus di ambil dan mengatasi hal tersebut.
1.
Sistem
Informasi Eksekutif (SIE) / Executive
Information Systems (EIS)
Sistem informasi
eksekutif adalah suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif
mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, di mana informasi tersebut dapat
diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian (Mc Leod, 1996,p196).
Sedangkan menurut Turban ( 1993, p394), EIS adalah sistem informasi berbasiskan
komputer yang menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif, dimana
sistem ini menyediakan akses yang cepat
pada informasi yang tepat waktu dan akses lansung kepada laporan-laporan
manajemen. EIS sangat user friendly , didukung oleh
grafik-grafik dan menyediakan laporan-laporan pengecualian (execeptions reoprt) serta kemampuan drill-down. EIS ini juga
mudah dihubungkan dengan pelayan informasi on-line dan electronic mail.
EIS difokuskan terhadap penyediaan informasi sesuai dengan
spesifikasi end-user, status access
terhadap penggunaan time series data untuk mengidentifikasi
kecenderungan (trend) dan terhadap penggunaan secara terintegrasi dari
informasi eksternal untuk memberikan suatu konteks dunia yang sebenarnya
terhadap data korporat internal. Secara keseluruhaan penekanan EIS adalah
untuk menghemat waktu dan
tenaga user eksekutif dalam mendapatkan informasi yang merupakan bagian
penting dari pekerjaan dan tanggung jawab pengambilan keputusan mereka.
Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif.
Eksekutif harus
mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam
sistem informasi mereka. Ada 5 langkah yang bisa dilakukan:
1.
Mencatat
transaksi-transaksi informasi yang masuk: Data dapat dimasukkan dalam database
dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif menjawab setiap
pertanyaan.
2.
Merangsang
sumber-sumber yang bernilai tinggi: Dengan teridentifikasinya sumber-sumber
bernilai tinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi
sumber-sumber tersebut.
3.
Memanfaatkan peluang:
Jika sepotong informasi yang baik datang eksekutif harus meraihnya.
4.
Menyesuaikan sistem
pada perorangan: Sesuai penelitian Jones dan McCleod, tiap eksekutif memiliki
gaya pengumpulan informasi yang unik.
5.
Memanfaatkan
teknologi: Eksekutif umumnya berpikiran terbuka mengenai sistem informasi
mereka dan akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.
Karakteristik dan kemampuan sistem, Sistem Informasi
Perusahaan
Karakteristik Sistem Informasi Perusahaan adalah
1. Sistem Informasi
Perusahaan ditujukan sebagai sebuah sistem yang berbasis komputer untuk
melakukan integrasi dan koordinasi dalam semua tugas di dalam sebuah
perusahaan.
2. Sistem Informasi
Perusahaan, dirancang sedemikian rupa sehingga dapat membantu para eksekutif
dalam menjalankan tugasnya dengan mudah dengan sudah terintegrasi dan
terkoordinasinya setiap unit tugas yang dibutuhkan perusahaan.
3. Dalam proses
kerja atau peran dari sebuah sistem informasi perusahaan, sistem informasi
perusahaan berperan atau memiliki tugas sebagai sebuah sistem berbasis komputer
yang sifatnya interaktif sehingga digunakan sebagai acuan atau patokan sehingga
para eksekutif di dalam perusahaan dapat menjalankan tugasnya dengan mudah.
4. Sistem Informasi
Perusahaan dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas yang bersifat
interaktif serta kemampuan penerjemahaan yang baik / mudah untuk dimengerti.
Karakteristik
EIS
EIS memiliki beberapa
karakteristik khusus yang membedakan dengan aplikasi software lainnya Daftar
dari karakteristik tersebut tercantum dalam tabel 3. Suatu penerapan EIS yang berhasil akan meminimalkan penggunaan
laporan-laporan hard-copy, namun
tetap memberikan informasi-informasi
yang paling mutakhir kepada eksekutif. Dengan EIS, informasi yang kualitatif
dapat diperoleh tanpa penggunaan banyak kertas.
Fungsi dari Utama SIE
Menurut Thierauf SIE
harus mampu menyajikan beberapa sarana sbb :
1.
Sarana presentasi
informasi
yang memiliki fungsi untuk :
a.
Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)
Menampilkan ringkasan
informasi yang paling detil ke bawah secara rinci dan interaktif lansung di monitor dengan
menggabungka dua teknologi informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan
yang dimanis. Dalam implementasi Sistem Informasi Eksekutif lansung memasuki
pelaporan global, tapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih
rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan .
b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)
Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu diperhatikan dan tidak. Dengan
trend monitoring eksekutif dapat melihat informasi yang paling berkaitan dan
berurutan sesuai waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku.
c. Laporan pengecualian (Exception Report)
Menyajikan informasi tentang penyimpangan standar yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara dinamis
dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat
secara fleksibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini
membantu eksekutif secara otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah
dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap
detil laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan.
d. Mutimedia
analisa
Analisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan
dengan berbagai sudut pandang.
2.
Sarana pembentukan
keputusan
(Decision Support System), yang dapat
membantu efsekutif dalam :
·
Menjelaskan
dan menjabarkan penyimpangan/kekecualian yang terjadi.
·
Membentuk suatu model
sistem.
·
Melihat hal-hal yang
mungkin bersifat subyektif dari informasi yang diterimanya.
3.
Sarana sistem
permintaan secara multi dimensi ( Multi Dimension
Query) dan Multi Dimensi dengan Time
Series Data.
Tujuannya adalah :
- Informasi database dibentuk
menjadi Matriks Multidimendian (2 dimensi, ….n dimensi).
- Matriks multidimensi dapat dibuat dalam bentuk Sistem Waktu Berseri
tertentu (Time Series).
- Mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusanm karena
informasi sudah dalam bentuk Matriks dan per periodik waktu.
Konsep-konsep dasar Manajemen EIS.
Konsep EIS dibangun atas konsep dasar
manajemen. Konsep-konsep yang akan dibahas adalah Critical Success Factors (CFSs) atau Faktor-faktor Penentu
Keberhasilan. Management
by Exception (MBE), dan Mental Models (McLeod,1996,p169-171).
·
Management by Exception.
Tampilan
layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan management
by exception yaitu perbandingan antara kinerja yang dianggarkan dengan
kinerja aktual. Perangkat lunak EIS bisa mengidentifikasikan
perkecualian-perkeculian secara otomatis dan membuatnya diperhatika oleh
eksekutif.
·
Mental Models.
Peran utama EIS adalah membuat
sintesa atau menyarikan data dan
informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini
sering disebut pemampatan informasi (information
compression) daan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari
operasi perusahaan. Istilah ini diciptakan oleh P.N Johnson Laird. Dalam
bukunya tahun 1973, ia menjelaskan bahwa model tersebut “memugkinkan perorangan
untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena,
untuk memutusakan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaannya, dan di atas semuanya untuk
mengalami kejadian melalui pengganti (McLeod,1996,p171).
·
Critical Success Factors (CSFs).
Metode CFS ini cocok digunakan
untuk menentukan kebutuhan informasi tingkat strategis yaitu khususnya pada
waktu mengembangkan sistem pelaporan manajemen, DSS dan EIS. CFS merupakan
sejumlah kecil tujuan-tujuan operasional yang mudah di identifikasikan,
dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer atau pengambilan keputusan dan
lingkungan yang dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan atau organisasi.
CFS merupakan hasil analisis
manajemen terhadap tujuan tertentu yang diajukan dalam bentuk penetapan elemen
kritis dalam jumlah yang tidak banyak (umum antara 5 dan 8) agar tujuan
tersebut dapat dicapai secara efektif. Pada prakteknya, sejumlah elemen kritis
dibuat untuk mengidentifikasikan tindakan utama yang diperlukan untuk mencapai
tujuan. CFS lebih diarahkan pada target sementara yang merupakan langkah
essensial atau prakondisi pada pencapaian tujuan jangka panjang.
Prinsip dari metode ini ialah
informasi yang dibutuhkan oleh organisasi ditentukan oleh beberapa faktor
strategis yang bersifat kritis yang diketahui oleh para manajer puncak atau
pengambilan keputusan strategis. Sering kali CFS didefinisikan sebagai aspek/ faktor yang mempengaruhi hidup
matinya organisasi.
Merancang CFS
kemudian membuat keputusan manajerial paling tidak membutuhkan informasi yang
relevan dengan indikator kunci yang mengukur performansi organisasi. CFS
diyakini dapat membantu keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Pendapat
Rockart yang dikutip oleh Martin
(1990,p87), mendefinisikan Criticaal Success Factors (CFSs) atau Faktor-faktor
Penentu Keberhasilan sebagai sebagian area-area kritis yang harus berjalan
benar supaya suatu bisnis dapat berjalan
lancar.
Sebagaimana
tujuan bisnis, CFS selalu berubah setiap waktu. Hal ini berimplikasi pada perubahan kebutuhan
sistem informasi dan prioritas aktivitas manajemen. Sehingga dalam kurun waktu
yang relatif pendek CFS suatu organisasi harus segera ditinjau ulang oleh pihak manajemen seiring dengan perubahan
pada kondisi internal maupun eksternal organisasi.
5 . MODEL EIS
Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya
meliputi satu komputer PC. Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut
dihubungkan dengan komputer yang mempunyai kapasitas memory dan data besar dan
kelengkapan akses secara cepat, seperti yang tampak pada gambar. Komputer eksekutif
itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan dilengkapi
dengan media penyimpanan sekunder dalam bentuk harddisk yang menyimpan database
eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah
diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.
Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan
sejumlah kecil pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan
sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan
(informasi eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang
memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
Tabel
kelebihan dan kekurangan penggunaan SIE
|
Kelebihan
|
Kekurangan
|
|
·
Mudah untuk
digunakan eksekutif tingkat atas
·
Pengoperasian tidak membutuhkan pengetahuan komputer yang ekstensif
·
Menyediakan informasi summary perusahaan secara tepat waktu
·
Menyediakan pemahaman yang lebih baik terhadap informasi
·
Menyaring data
untuk manajemen waktu yang lebih baik.
·
Menyediakan sistem untuk tracking informasi yang semakin meningkat
·
|
·
Fungsi yang
terbatas
·
Tidak bisa melakukan perhitungan yang kompleks
·
Sulit untuk
mengkuantifikasikan manfaat dari implementasi SIE
·
Bisa
mengakibatkan kelebihan informasi bagi banyak eksekutif
·
Sistem bisa menjadi terlalu besar untuk dikelola
·
Sulit dalam menjaga data tetap mutakhir
·
Data input requirements tambahan seringkali
kurang diperhitungkan.
·
Memberikan
masalah data security
|
·
Perbedaan
Sistem Informasi Manajemen (SIM), Sistem
Pendukung Keputusan (DSS)/DSS dengan Sistem Informasi Eksekutif (EIS).
Secara prinsip Sistem Informasi Eksekutif dimana EIS
dirancang untuk membantu eksekutif atau manajer senior untuk melakukan
pemantauan terhadap perencanaan strategis perusahaan maupun untuk membantu
dalam melakukan perencanaan strategis di masa yang akan datang, sedangkan SIM
merupakan sistem yang dirancang untuk menangani dan membantu manajer menengah dalam menjalankan fungsi perencanaan ,
pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyampaikan laporan-laporan yang
dihasilkan secara periodik. Sedangkan Sistem Pendukung Keputusan (DSS) adalah
tipe lain dari pada sistem informasi komputer yang dirancang untuk mendukung
dan meningkatkan proses pengambilan keputusan. Akan semakin banyak pengguna
komputer yang akan semakin mengenal DSS karena sistem ini dikembangkan sebagai
suatu alat bagi manajer tingkat menengah
sampai bawah dan analisis sistem. DSS ini dikembangkan untuk mendukung
keputusan dari tingkat menengah ke atas, sedangkan EIS berkonsentrasi pada
tingkat manajemen paling atas.
Walaupun baik EIS
maupun DSS dirancang untuk mendukung dan
meningkatkan proses pengambilan keputusan, tipe keputusan aktual yang dibuat
oleh seorang eksekutif berbeda dari yang dibuat oleh manajer tingkat menengah.
EIS dapat dianggap sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi untuk
membantu memformulasikan query intelijen
yang kemudian bisa dilanjutkan ke DSS. Suatu analisis yang terinci kemudian
bisa dilakukan dengan menggunakan DSS, yang dilakukan oleh seorang analisis
bukan eksekutif. Maksud dari EIS adalah untuk memberi kesempatan bagi eksekutif untuk mengenali organisasi tersebut
secara keseluruhan dan bukan hanya suatu
area tertentu. DSS itu sendiri seringkali
menyediakan suatu informasi yang sangat rinci untuk membantu
menganalisis masalah di suatu area/departemen tertentu. Perbedaan penting
lainnya adalah bahwa data eksternal yang diperoleh dari database on-line dan juga data internal akan diuji bersama-sama
untuk menjawab suatu query dari EIS.
Sedangkan DSS biasanya kurang memberikan penekanan pada data eksternal dalam
proses pengambilan keputusannya. Perbedaan lainya adalah bahwa EIS memberikan
terutama hanya informasi-informasi rangkuman (summary). EIS ini memberikan
rinciannya melalui kemampuan drill-down.
Sedangkan DSS akan berusahan untuk menampilkan semua rincian yang terkait ke
analisis masalah secara bersamaan pada pertama kalinya.
·
Hubungan antar tipe Sistem Informasi
Empat macam tingkat sistem informasi yaitu :
1. Sistem Informasi
tingkat Operasional (Operasional Level
Systems).
Sistem
informasi yang memonitor aktivitas dan
kegiatan informasi ditingkat dasar. Misalnya :
pengeluatan uang kas, daftar pemesanan dari salesman dan sebagainya.
2.
Sistem
Informasi Tingkat Pengetahuan (Knowledge
Level Systems)
Sistem
informasi yang mendukung dan menyediakan pengetahuan dan data pekerjaan di
dalam sebuah perusahaan.
3.
Sistem
Informasi Tingkat Manajemen (Management Level Systems.)
Sistem Informasi yang mendukung pengawasan (monitoring), pengontrolan, pengambilan keputusan dan aktivitas
administrasi dari manajer menengah (middle
manager).
·
Sistem Informasi Tingkat Strategi (Strategic Level Systems).
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan
jangka panjang yang disusun oleh manajer senior.
Untuk memperjelas hubungan antar tingkat
daan tipe sistem informasi maka pada
gambar 2, dapat dilihat hubungan antara tingkat sistem informasi, tipe sistem
informasi dan pengguna sistem informasi.
Type
of Information System
|
Focus
|
Expert
Systems
|
Knowledge – from experts
|
Decision support systems
|
Decision – interactive support
|
Executive information systems
|
Information – for executives
|
Management information systems
|
Information – for managerial end
users
|
Transaction processing systems
|
Data – from business operations
|
Ada 6 tipe utama dari sistem informasi tersebut yaitu :
1.
Sistem
Pemrosesan Transaksi/ Transaction
Processing Systems (TPS)
Sistem
terkomputerisasi yang menampilkan dan menyimpan transaksi harian yang rutin
yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan.
2.
Sistem
Otomasi Kantor / Office Automation
Systems (OAS)
Sistem komputer,
seperti work processing, electronic mail
systems dan scheduling system
yang didisain untuk meninkatkan produktivitas dari pekerja pengumpul data di
dalam kantor.
3.
Sistem Informasi Manajemen / Management Information Systems
Sistem komputer yang menangani dan membantu manajer menengah dalam
menjalankan fungsi perencanaan, pengontrolan dan pengambilan keputusan dengan
cara menyimpukan data yang bersifat rutin dan menyampaikannya dalam bentuk
laporan yang dapat di mengerti.
4.
Sistem
Pendukung Keputusan/Decision Support
Systems (DSS)
Sistem komputer yang
mengkombinasikan data, model analisis dan statistik dengan tren yang berlaku
untuk membantu pengambilan keputusan yang bersifat semi terstruktur maupun yang
tidak terstruktur.
5.
Sistem
Informasi Eksekutif / Executive
Information Systems (EIS)
Sistem informasi yang
dirancang untuk membantu pengambilan keputusan yang bersifat tidak terstruktur
dengan bantuan gambar dan komunikasi.
Soft Informasi
dalam Sistem Informasi
Komponen
Komponen dari sebuah EIS dapat tergolong seperti:
Komponen dari sebuah EIS dapat tergolong seperti:
Perangkat keras (Hardware)
Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen: (1 ) Input data – masukkan alat. Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika; (2 ) unit pusat proses(CPU), yaitu daging buah karena ini mengontrol komponen mesin komputer yang lain; (3 ) file penyimpanan Data. Eksekutif dapat mempergunakan ini terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah; (4 ) output device, sediakan yang satu rekaman visual atau permanen untuk eksekutif menyimpan atau membaca. Alat ini meyerahkan ke visual output device atau printer. Sebagai tambahan, dengan kedatangan dari daerah jaringan lokal(LAN), beberapa produk EIS untuk terhubung jaringan stasiun-kerja jadi siap. Sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer tidak begitu mahal. Mereka juga meningkat akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.
Perangkat lunak (Software)
Memilih sesuai perangkat lunak penting untuk mendisain satu
`EIS` yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana
mereka mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat
lunak dasar diperlukan untuk sutau `EIS` meliputi.
1.
Teks
mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks mungkin
mendokumentasikan;
2.
Database.
Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform
komputer buka akses eksekutif pertolongan keduanya internal dan eksternal data;
3.
Dasar
grafis. Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam
keterangan visuil untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus
berkala, sebar diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan
mengorientasi graf (yaitu., bagan balok);
4.
Dasar
model. `EIS` memodelkan mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan,
dan analisa kuantitatif lain.
Barangkali masalah lain untuk eksekutif adalah `chosing` dari
satu jangkauan dari sangat tinggi paket software teknis. Kemudahan dari
penggunaan, kemampuan reaksi ke eksekutif permintaan, dan harga adalah semua
bahan pertimbangan layak. Selanjutnya, ini harus dipertimbangkan apakah paket
dapat berlari pada perangkat keras yang sudah ada.
Pengguna Interface
`EIS` membutuhkan efisiensi untuk mendapatkan kembali data
relevan untuk pembuat keputusan, sehingga interface pemakai adalah sangat
penting. Beberapa jenis pertemuan dapat tersedia di struktur `EIS`, seperti
laporan terjadwal, soal atau jawab, pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami,
dan input atau output. Kalau eksekutif tidak nyaman dengan keterangan bertanya
atau menjawab corak mode, `EIS` sepenuhnya dimanfaatkan. Alat penghubung ideal
untuk satu `EIS` akan sederhana untuk mempergunakan dan sangat tinggi lentur,
menyediakan kinerja konsisten, mencerminkan eksekutif dunia, dan mengandung
keterangan pertolongan.
Telekomunikasi
Sebagai desentralisas sedang menjadi kecenderungan saat ini
di perusahaan, telekomunikasi akan bermain satu peran sangat penting di dalam
terhubung jaringan sistem informasi. Mengirimkan data dari satu tempat ke
tempat lain. Sebagai tambahan, telekomunikasi di daklam suatu EIS dapat
mempercepat kebutuhan akan akses ke distribusi data.
Aplikasi
`EIS` perbolehkan eksekutif untuk menemukan suatu data sesuai
dengan kriteria didefinisikan pengguna dan meningkatkan keterangan mendasari
pengertian yang mendalam dan pemahaman. Tidak sama dengan satu presentasi
management information sistem tradisional, `EIS` dapat mencirikan di antara
penting dan jarang data terpakai, dan jejaki aktivitas berbeda kritis kunci
untuk eksekutif, keduanya yang sangat menolong di dalam mengevaluasi kalau
perusahaan sedang menjumpai obyektif perusahaannya. Setelah menyadari
keuntungannya, orang-orang telah menerapkan `EIS` pada beberapa area, terutama,
di pabrikasi, pemasaran, dan biayai area.
Pabrikasi
Pabrikasi
Pada dasarnya, memproduksi menjadi
perubahan bentuk bahan baku ke dalam barang jadi yang akan dijual, atau proses
intermediate menyertakan produksi atau penyelesaian semi-manufactures. Ini
adalah satu Branch besar dari industri dan dengan penghasilan sekunder. Membuat
kontrol operasional fokuskan pada operasi sehari-hari, dan ide pusat dari
proses ini adalah efektivitas dan efisiensi. Untuk menghasilkan managerial yang
penuh arti dan keterangan operasional untuk mengontrol operasi pabrikasi,
eksekutif harus membuat perubahan pada keputusan berjalan.
EIS menyediakan evaluasi dari Vendor dan pembeli, evaluasi
dari membeli materi dan bagian, dan analisa dengan area pembelian kritis. Oleh
sebab itu, eksekutif dapat mengatur dan menelaah operasi pembelian secara
efektif dengan EIS. Sebagai tambahan, karena perencanaan produksi dan kontrol
menyesuaikan dengan berat pada datanya pabrik berlandaskan dan komunikasinya
dengan sepenuh membuat pekerjaan pusat, EIS juga menyediakan satu pendekatan
untuk meningkatkan perencanaan produksi dan kontrol.
Pemasaran
Pada satu organisasi, eksekutif pemasaran peran adalah untuk menciptakan masa depan. Bea utama mereka sedang mengatur sumber daya pemasaran tersedia untuk menciptakan satu lebih perdagangan berjangka efektif. Untuk ini, mereka memerlukan pertimbangan perbuatan sekitar risiko dan ketidak-pastian dari satu proyek dan dampaknya pada perusahaan pada jangka pendek dan jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran di keputusan pemasaran efektif pembuatan, satu EIS dapat teraplikasi.
EIS menyediakan satu pendekatan ke peramalan penjualan, yang
yang dapat mengijinkan eksekutif pasar untuk membandingkan penjualan ramalan
dengan penjualan masa lalu. EIS juga menawarkan satu pendekatan ke harga
produk, yaitu ditemukan di analisa proyek. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi
harga sebagai terkait ke kompetisi seiring dengan hubungan dari mutu produk
dengan harga tertagih. Secara ringkas, Paket software EIS memperbolehkan
eksekutif pemasaran untuk memanipulasi data dengan mencari kecenderungan,
melaksanakan audit dari data penjualan, dan penjumlahan penghitung, rata-rata,
perubahan, perbedaan, atau rasio. Semua fungsi analisa penjualan ini eksekutif
pemasaran pertolongan untuk membuat keputusan terakhir.
Keuangan
Satu analisa keuangan adalah salah satu paling penting tahapan ke perusahaan hari ini. Eksekutif (Eddie Bingkaian) perlu mempergunakan rasio keuangan dan analisa arus kas untuk menaksir kecenderungan dan mengambil keuntungan keputusan investasi. Satu EIS adalah satu tanggungjawab mengorientasi pendekatan yang perencanaan terintegrasi atau penganggaran dengan kontrol dari laporan kinerja, dan ini dapat sangat sangat menolong ke eksekutif pendanaan. Pada dasarnya, EIS fokuskan pada tanggung-jawab dengan kinerja keuangan dan ini mengenali kepentingan dari standar biaya dan penganggaran lentur pada berkembang mutu dari keterangan menyediakan bagi seluruh level eksekutif.
Satu analisa keuangan adalah salah satu paling penting tahapan ke perusahaan hari ini. Eksekutif (Eddie Bingkaian) perlu mempergunakan rasio keuangan dan analisa arus kas untuk menaksir kecenderungan dan mengambil keuntungan keputusan investasi. Satu EIS adalah satu tanggungjawab mengorientasi pendekatan yang perencanaan terintegrasi atau penganggaran dengan kontrol dari laporan kinerja, dan ini dapat sangat sangat menolong ke eksekutif pendanaan. Pada dasarnya, EIS fokuskan pada tanggung-jawab dengan kinerja keuangan dan ini mengenali kepentingan dari standar biaya dan penganggaran lentur pada berkembang mutu dari keterangan menyediakan bagi seluruh level eksekutif.
EIS perbolehkan eksekutif untuk memfokuskan lebih pada basis
jangka panjang dari tahun arus dan berada di luar, yang berarti yang eksekutif
bukan saja dapat mengatur satu aliran cukup untuk memelihara operasi arus
kecuali juga dapat membayangkan bagaimana caranya memperluas operasi yang
direnungkan berlalu tahun datang. Juga, kombinasi dari EIS dan EDI lingkungan
dapat menolong manajer kas untuk menelaah struktur keuangannya perusahaan
sangat itu cara terbaik dari pembiayaan untuk satu proyek ibukota diterima
dapat disimpulkan. Sebagai tambahan, EIS adalah satu alat baik untuk menolong
eksekutif ke rasio keuangan ulasan, soroti kecenderungan keuangan dan meneliti
sekawanan kinerja dan kompetitornya.
Lahirnya Sistem
Informasi Perusahaan / Sistem Informasi Eksekutif
Secara
umum, sistem informasi eksekutif dikembangkan seperti mainframe program
berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk
menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat
keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan petugas
eksekutif pemimpin. Obyektif adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer itu
akan menyoroti keterangan untuk memuaskan eksekutif senior kebutuhan. Secara
khas, sebuah EIS menyediakan data hanya perlu untuk mendukung keputusan level
eksekutif dari pada data bagi seluruh perusahaan.
Hari
ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga di
komputer pribadi pada satu daerah jaringan lokal. EIS sekarang seberangi
platform perangkat keras komputer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan
pada mainframe, mesin komputer pribadi, dan minicomputers. Sebagai beberapa
perusahaan jasa klien mengadopsi sistem informasi perusahaan yang terakhir,
karyawan dapat mempergunakan komputer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke
datan perusahaan dan memutuskan data yang adalah relevan untuk pembuatan
keputusan mereka. Perbuatan pengaturan ini semua, pengguna mampu untuk
menyesuaikan akses mereka ke perusahaan sesuai data dan menyediakan keterangan
relevan terhadap keduanya bagian atas dan tingkat yang lebih rendah di
perusahaan.
Manajemen Proses Bisnis
Manajemen proses bisnis ( BPM ) telah disebut sebagai ” holistik manajemen “pendekatan untuk
menyelaraskan organisasiproses bisnis dengan
keinginan dan kebutuhan klien. Hal mempromosikan bisnis efektivitas dan efisiensi ,
sementara berjuang untukinovasi , fleksibilitas, dan
integrasi dengan teknologi. BPM berusaha untuk memperbaiki proses secara
terus-menerus. Oleh karena itu dapat digambarkan sebagai ” proses optimasi proses.
” Dikatakan bahwa BPM memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih efisien,
lebih efektif dan lebih mampu daripada perubahan fungsional terfokus,
pendekatan manajemen hirarkis tradisional. Proses ini sangat penting untuk
setiap organisasi, karena mereka dapat menghasilkan pendapatan dan
sering mewakili proporsi yang signifikan dari biaya. Sebagai pendekatan
manajerial, BPM melihat proses sebagai aset strategis dari suatu organisasi
yang harus dipahami, dikelola, dan ditingkatkan untuk memberikan nilai tambah
produk dan layanan kepada klien. Yayasan ini mirip lainnya Total Quality Management atau Peningkatan Proses Kontinyu metodologi
atau pendekatan. BPM melangkah lebih jauh dengan menyatakan bahwa
pendekatan ini dapat didukung, atau diaktifkan, melalui teknologi untuk
memastikan kelangsungan hidup pendekatan manajerial pada saat stres dan
perubahan. Bahkan, BPM menawarkan sebuah pendekatan untuk mengintegrasikan
“kemampuan perubahan” organisasi yang bersifat manusia dan
teknologi. Dengan demikian, banyak artikel BPM dan pakar sering
mendiskusikan BPM dari salah satu dari dua sudut pandang: orang dan / atau
teknologi.
BPM atau Business Process
Management sering disebut sebagai ‘Manajemen oleh Proses
Bisnis’. Istilah “bisnis” dapat membingungkan seperti yang sering
dikaitkan dengan pandangan hirarkis (berdasarkan fungsi) dari sebuah
perusahaan. Oleh karena itu lebih baik untuk mendefinisikan BPM sebagai
“manajemen perusahaan melalui proses”. Dengan menambahkan BPM arti kedua
‘Manajemen Kinerja Usaha’ digunakan oleh Pr Scheer dalam artikelnya
“Advanced BPM Assessment”, BPM sehingga dapat didefinisikan sebagai “manajemen
kinerja perusahaan melalui proses”. Dan itu definisi ini tegas
berorientasi pada kinerja yang dipilih. Dominique Thiault,
dalam Mengelola Kinerja Melalui Proses Bisnis mendefinisikan
BPM sebagai metode manajemen melalui-proses yang membantu untuk meningkatkan
kinerja perusahaan dalam lingkungan yang semakin kompleks dan selalu
berubah. Manajemen melalui proses adalah metode manajemen berdasarkan dua tingkat logis:
proses tata kelola dan manajemen proses :
§ Proses
pemerintahan adalah semua kegiatan pemerintahan perusahaan yang, dengan cara
mengalokasikan pada proses, bekerja menuju mencapai tujuannya, yang keduanya operasional
dan kemajuan terkait.
§ Proses
manajemen adalah semua kegiatan pengelolaan suatu proses yang bekerja untuk
mencapai tujuan yang dialokasikan untuk proses ini.
Perubahan BPM
Secara kasar, ide proses bisnis tradisional seperti konsep tugas , departemen , produksi , dan output . Manajemen dan pendekatan perbaikan sejak 2010 ,
dengan definisi formal dan pemodelan teknis, telah ada sejak awal 1990-an
(lihat pemodelan proses bisnis ). Perhatikan
bahwa TI masyarakat sering menggunakan istilah
“proses bisnis” sebagai sinonim dengan manajemen middlewareproses, atau sebagai sinonim dengan mengintegrasikan perangkat lunak aplikasi tugas. Sudut pandang
ini mungkin terlalu ketat – keterbatasan yang perlu diingat ketika
membaca rekayasa perangkat lunak makalah yang merujuk kepada “proses bisnis” atau “pemodelan proses
bisnis”.
Meskipun BPM awalnya difokuskan
pada otomatisasi proses bisnis dengan menggunakan teknologi informasi, sejak
saat itu telah diperpanjang untuk mengintegrasikan proses
manusia-driven di mana interaksi manusia berlangsung secara seri atau paralel
dengan penggunaan teknologi. Sebagai contoh (dalam alur kerja sistem), ketika langkah-langkah individu dalam proses bisnis
memerlukan penggelaran intuisi manusia atau penilaian, langkah-langkah ini
ditugaskan kepada anggota sesuai dalam organisasi.
Bentuk yang lebih canggih
seperti manajemen interaksi manusia berada dalam interaksi yang kompleks antara pekerja manusia
dalam melakukan tugas workgroup. Dalam hal ini, banyak orang dan sistem
berinteraksi dalam terstruktur, ad-hoc cara, dan kadang-kadang
benar-benar dinamis untuk menyelesaikan satu ke banyak transaksi.
BPM dapat digunakan untuk
memahami organisasi melalui pandangan diperluas yang tidak akan dinyatakan akan
tersedia untuk mengatur dan menyajikan, seperti hubungan antara
proses. Ketika dimasukkan dalam model proses, hubungan ini memberikan
laporan lanjutan dan analisis. BPM dianggap oleh beberapa sebagai
tulang punggung manajemen perusahaan konten .
Karena BPM memungkinkan
organisasi untuk proses bisnis abstrak dari infrastruktur teknologi, jauh
melampaui mengotomatisasi proses bisnis (software) atau memecahkan masalah
bisnis (suite). BPM memungkinkan bisnis untuk merespon perubahan konsumen,
pasar, dan tuntutan peraturan lebih cepat dari pesaing – menciptakan
keunggulan kompetitif.
Pada 2010 teknologi telah
memungkinkan kopling BPM untuk metodologi lain, seperti Six Sigma . Alat BPM memungkinkan pengguna untuk :
§ visi
– fungsi menyusun strategi dan proses
§ mendefinisikan
– dasar proses atau proses perbaikan
§ Model
– mensimulasikan perubahan untuk proses
§ menganalisis
– membandingkan berbagai simulasi untuk menentukan perbaikan yang optimal
§ meningkatkan
– memilih dan menerapkan perbaikan
§ Kontrol
– menyebarkan implementasi ini dan dengan menggunakan user-defined dashboard
memantau peningkatan real time dan memberi makan informasi kinerja kembali ke
dalam model simulasi dalam persiapan untuk iterasi perbaikan berikutnya
§ re-engineer
– merubah proses dari awal untuk hasil yang lebih baik
Hal ini membawa serta manfaat yang dapat mensimulasikan perubahan
proses bisnis berdasarkan data kehidupan nyata (bukan hanya pada pengetahuan
diasumsikan). Juga, kopling BPM metodologi industri memungkinkan pengguna
untuk terus merampingkan dan mengoptimalkan proses untuk memastikan bahwa itu
disetel untuk kebutuhan pasar.
Pada 2012 penelitian
tentang BPM telah membayar meningkatkan perhatian terhadap kepatuhan proses
bisnis. Meskipun aspek kunci dari proses bisnis adalah fleksibilitas,
sebagai proses bisnis secara terus menerus perlu beradaptasi dengan perubahan
lingkungan, sesuai dengan strategi bisnis, kebijakan dan peraturan pemerintah
juga harus dipastikan. Aspek kepatuhan di BPM sangat penting bagi
pemerintah organisasi. Pada 2010 pendekatan BPM dalam konteks
pemerintah sangat fokus pada proses operasional dan representasi
pengetahuan. [ 8 ] Meskipun ada banyak studi teknis pada proses bisnis
operasional baik di masyarakat dan di sektor swasta, peneliti jarang diambil
kegiatan kepatuhan hukum dalam rekening, misalnya proses pelaksanaan hukum di
badan-badan publik-administrasi.
BPM-siklus hidup
Kegiatan pengelolaan proses bisnis dapat dikelompokkan menjadi
enam kategori: visi, desain, pemodelan, pelaksanaan, pemantauan, dan optimasi.
Fungsi yang dirancang di
sekitar visi strategis dan tujuan dari suatu organisasi. Setiap fungsi
terpasang dengan daftar proses. Setiap kepala fungsional dalam suatu
organisasi bertanggung jawab untuk set tertentu proses terdiri dari tugas-tugas
yang harus dilaksanakan dan dilaporkan sesuai dengan yang direncanakan. Beberapa
proses dikumpulkan untuk fungsi prestasi dan beberapa fungsi dikumpulkan untuk
mencapai tujuan organisasi.
Desain
Proses Desain meliputi baik identifikasi proses yang ada dan
desain “to-be” proses. Bidang fokus termasuk representasi dari aliran
proses, faktor-faktor di dalamnya, alert & pemberitahuan, escalations,
Standar Operasional Prosedur, Service Level Agreements, dan tugas serah
mekanisme.
Desain yang baik mengurangi
jumlah masalah selama masa proses. Apakah atau tidak proses yang ada
dianggap, tujuan dari langkah ini adalah untuk memastikan bahwa desain teoritis
yang benar dan efisien disiapkan.
Peningkatan diusulkan bisa
dalam manusia ke manusia, manusia ke sistem, dan alur kerja sistem-ke-sistem,
dan mungkin menargetkan regulasi, pasar, atau tantangan kompetitif yang
dihadapi oleh perusahaan.
Proses yang ada dan desain
proses baru untuk berbagai aplikasi akan harus melakukan sinkronisasi dengan
demikian tidak akan mempengaruhi bisnis dalam outage besar. Bisnis seperti
biasa adalah standar yang harus dicapai ketika desain proses untuk beberapa
sistem dianggap.
Modeling
Modeling mengambil desain teoritis dan memperkenalkan kombinasi
variabel (misalnya, perubahan sewa atau biaya bahan, yang menentukan bagaimana
proses bisa beroperasi dalam keadaan yang berbeda).
Hal ini juga melibatkan
menjalankan “apa-jika analisis” pada proses: “Bagaimana jika saya punya
75% dari sumber daya untuk melakukan tugas yang sama?” “Bagaimana jika
saya ingin melakukan pekerjaan yang sama untuk 80% dari biaya saat ini”? .
Eksekusi
Salah satu cara untuk mengotomatisasi proses adalah untuk
mengembangkan atau membeli aplikasi yang mengeksekusi langkah-langkah yang
diperlukan dari proses, namun, dalam prakteknya, aplikasi ini jarang
mengeksekusi semua langkah dari proses akurat atau benar-benar. Pendekatan
lain adalah dengan menggunakan kombinasi perangkat lunak dan campur tangan
manusia, namun pendekatan ini lebih kompleks, membuat proses dokumentasi sulit.
Sebagai respon terhadap masalah
ini, perangkat lunak telah dikembangkan yang memungkinkan proses bisnis penuh
(seperti yang dikembangkan dalam kegiatan proses desain) untuk didefinisikan
dalam bahasa komputer yang dapat langsung
dieksekusi oleh komputer. Sistem akan menggunakan layanan di aplikasi yang
terhubung untuk melakukan operasi bisnis (misalnya menghitung
rencana pembayaran untuk pinjaman) atau, ketika langkah terlalu rumit untuk
mengotomatisasi, akan meminta masukan manusia.Dibandingkan dengan salah satu
dari pendekatan sebelumnya, langsung melaksanakan proses definisi dapat lebih
mudah dan karena itu lebih mudah untuk memperbaiki. Namun, mengotomatisasi
definisi proses membutuhkan infrastruktur yang fleksibel dan komprehensif, yang
biasanya aturan keluar menerapkan sistem ini dalam warisan lingkungan TI.
Aturan bisnis telah digunakan oleh sistem untuk memberikan definisi untuk
mengatur perilaku, dan mesin aturan bisnis dapat digunakan untuk mendorong
proses eksekusi dan resolusi.
Pemantauan
Pemantauan meliputi pelacakan proses individu, sehingga informasi tentang
negara mereka dapat dengan mudah dilihat, dan statistik terhadap kinerja satu
atau lebih proses dapat disediakan. Sebuah contoh dari pelacakan adalah
mampu menentukan status pesanan pelanggan (misalnya urutan
tiba, menunggu pengiriman, faktur dibayar) sehingga masalah dalam operasinya
dapat diidentifikasi dan diperbaiki.
Selain itu, informasi ini dapat
digunakan untuk bekerja dengan pelanggan dan pemasok untuk meningkatkan proses
mereka terhubung.Contoh statistik adalah generasi tindakan pada seberapa cepat
pesanan pelanggan diproses atau berapa banyak pesanan yang diproses di bulan
lalu. Langkah-langkah ini cenderung masuk ke dalam tiga kategori: waktu
siklus, tingkat kecacatan dan produktivitas.
Tingkat pemantauan tergantung
pada informasi apa bisnis ingin mengevaluasi dan menganalisa dan bagaimana
bisnis ingin itu harus dimonitor, secara real-time, dekat real-time atau
ad-hoc. Di sini, pemantauan kegiatan usaha (BAM) memperluas dan
memperluas alat pemantauan umumnya diberikan oleh BPMS.
Pertambangan proses adalah kumpulan metode dan alat yang berkaitan dengan proses
monitoring. Tujuan dari proses penambangan adalah untuk menganalisis log
peristiwa diekstrak melalui proses monitoring dan membandingkan mereka
dengan apriori model proses.Pertambangan
Proses memungkinkan analis proses untuk mendeteksi perbedaan antara pelaksanaan
proses aktual dan apriori model sekaligus untuk menganalisis
kemacetan.
Optimization
Optimasi proses termasuk mengambil informasi kinerja proses dari pemodelan
atau pemantauan fase, mengidentifikasi potensial atau aktual kemacetan dan peluang potensi penghematan biaya atau perbaikan
lainnya, dan kemudian, untuk menerapkan perangkat tambahan dalam desain
proses. Secara keseluruhan, ini menciptakan nilai bisnis yang lebih
besar.
Re-engineering
Ketika proses menjadi terlalu
berisik dan optimasi tidak mengambil output yang diinginkan, dianjurkan untuk
kembali insinyur siklus seluruh proses. BPR telah menjadi bagian integral
dari organisasi untuk mencapai efisiensi dan produktivitas di tempat kerja.
Sertifikasi
Saat ini sertifikasi yang ditawarkan oleh Global Association for
Quality Management (GAQM) Silabus dan Sertifikat diakui, disetujui dan dikelola
oleh Organisasi Akreditasi Internasional (IAO)
BPM suite
Mengenali ruang BPM Suite
melalui tiga lensa yang berbeda:
§ manusia-sentris
BPM
§ integrasi-centric
BPM (Enterprise Service Bus)
§ dokumen-sentris
BPM (Manajemen Kasus Dinamis)
Namun, integrasi-sentris dan
dokumen-sentris persembahan mandiri telah matang menjadi terpisah, pasar
mandiri yang mencakup BPM plus banyak lagi.
Gartner Magic Quadrant terbaru
(diterbitkan September 27, 2012) mengidentifikasi 10 komponen inti yang cerdas
BPM suite, termasuk analisis prediktif dan kuat aturan manajemen.
Contoh Manajemen Proses Bisnis (BPM) Layanan
Pola: Pola ini menunjukkan bagaimana proses manajemen (BPM) alat bisnis dapat
digunakan untuk melaksanakan proses bisnis melalui orkestrasi kegiatan antara
manusia dan sistem.
Sedangkan langkah-langkah dapat
dipandang sebagai suatu siklus, kendala ekonomi atau waktu cenderung membatasi
proses hanya beberapa iterasi. Hal ini sering terjadi ketika sebuah
organisasi menggunakan pendekatan untuk pendek dengan tujuan jangka menengah
daripada mencoba untuk mengubah budaya organisasi.Iterasi sejati hanya mungkin
melalui upaya kolaboratif peserta proses. Dalam sebagian besar organisasi,
kompleksitas akan membutuhkan teknologi yang memungkinkan (lihat di bawah)
untuk mendukung peserta proses tantangan manajemen proses sehari-hari.
Sampai saat ini, banyak
organisasi sering memulai sebuah proyek atau program BPM dengan tujuan untuk
mengoptimalkan area yang telah diidentifikasi sebagai daerah untuk perbaikan.
Di sektor keuangan, BPM adalah
penting untuk memastikan sistem memberikan pelayanan yang berkualitas dengan
tetap menjaga kepatuhan terhadap peraturan.
Saat ini, standar internasional
untuk tugas telah membatasi BPM untuk aplikasi di sektor TI, dan ISO / IEC 15944 mencakup aspek operasional bisnis. Namun, beberapa
perusahaan dengan budaya praktik terbaik memang menggunakan prosedur operasi standaruntuk mengatur proses
operasional mereka. Standar lainnya saat ini sedang bekerja atas untuk
membantu dalam implementasi BPM ( BPMN , Enterprise Architecture , Bisnis Motivasi Model ).
BPM teknologi
Beberapa mendefinisikan BPM
System atau Suite (BPMS) sebagai “seluruh BPM.” Lainnya berhubungan konsep
penting informasi bergerak antara paket perangkat lunak perusahaan dan langsung
berpikir Service Oriented Architecture (SOA) . Yang lain membatasi definisi “modeling” (lihat pemodelan Bisnis ).
BPM sekarang dianggap sebagai
komponen penting dari Operasional Intelijen (OI) untuk memberikan solusi
real-time, informasi ditindaklanjuti. Ini informasi real-time dapat
ditindaklanjuti dalam berbagai cara – alert dapat dikirim atau keputusan
eksekutif dapat dibuat dengan menggunakan dashboard real-time. Solusi OI
menggunakan informasi real-time untuk mengambil tindakan otomatis berdasarkan
aturan yang telah ditetapkan sehingga langkah-langkah keamanan dan atau proses
manajemen pengecualian dapat dimulai.
Ini adalah jawaban parsial dan
persembahan teknologi terus berkembang. The BPMS Istilah tidak mungkin
bertahan hidup. Hari ini mencakup konsep mendukung pendekatan manajerial
melalui teknologi yang memungkinkan. Para BPMS harus memungkinkan semua
pemangku kepentingan untuk memiliki pemahaman yang kuat dari suatu organisasi
dan kinerjanya. Para BPMS harus memfasilitasi perubahan proses bisnis di
seluruh siklus hidup dinyatakan di atas. Hal ini membantu dalam
otomatisasi kegiatan, kolaborasi, integrasi dengan sistem lain,
mengintegrasikan mitra melalui rantai nilai, dll Misalnya, ukuran dan kompleksitas
tugas sehari-hari sering memerlukan penggunaan teknologi untuk model yang
efisien. Model ini memfasilitasi otomatisasi dan solusi untuk masalah
bisnis. Model ini juga dapat menjadi executable untuk membantu dalam
memonitor dan mengendalikan proses bisnis. Dengan demikian, beberapa orang
melihat BPM sebagai “jembatan antara Teknologi Informasi (TI) dan
Bisnis.” . Bahkan, argumen dapat dibuat bahwa “pendekatan holistik”
menjembatani silo organisasi dan teknologi.
Ada empat komponen penting dari
BPM Suite:
§ Proses
Engine – platform yang kuat untuk pemodelan dan melaksanakan proses aplikasi
berbasis, termasuk aturan bisnis
§ Business
Analytics – memungkinkan para manajer untuk mengidentifikasi masalah bisnis,
tren, dan peluang dengan laporan dan dashboard dan bereaksi sesuai
§ Content
Management – menyediakan sistem untuk menyimpan dan mengamankan dokumen
elektronik, gambar, dan file lainnya
§ Kolaborasi
Tools – menghilangkan hambatan komunikasi intra dan antar departemen melalui
forum diskusi, ruang kerja yang dinamis, dan papan pesan
BPM juga membahas banyak
masalah TI kritis mendasari driver ini bisnis, termasuk:
§ Mengelola
end-to-end, proses menghadapi pelanggan
§ Konsolidasi
data dan meningkatkan visibilitas ke dalam dan akses ke data dan informasi
terkait
§ Meningkatkan
fleksibilitas dan fungsionalitas infrastruktur saat ini dan data
§ Mengintegrasikan
dengan sistem yang ada dan memanfaatkan muncul arsitektur berorientasi layanan (SOA)
§ Membangun
bahasa umum untuk bisnis-keselarasan TI
Validasi BPMS adalah masalah
teknis lain yang vendor dan pengguna harus menyadari, jika kepatuhan terhadap
peraturan adalah wajib. Tugas validasi bisa dilakukan baik oleh
pihak ketiga diverifikasi atau oleh pengguna sendiri. Either way,
dokumentasi validasi perlu dihasilkan. Dokumen validasi biasanya baik
dapat dipublikasikan secara resmi atau dipertahankan oleh pengguna.
Sumber :
Terima kasih tuk penjelasan yang lengkap
BalasHapus